水と住まいの事業／土木サービスセンター
●事務
社員インタビュー
水と住まいの事業には、水工、住設、電工、土木、設備の５業態がある。中でも、土木は主力事業の水工から派生し、水道本管など大きな公共工事をターゲットにして、中規模ゼネコン、サブコンをお客様に大口径管材や電気・通信ケーブル地中化に伴う管材などを提供している。ここでも、お客様との間では人と人との関係を大切にしながら日々活動している。
お客様を支え営業をバックアップする、みんなありがたいと言ってくれる。
プロフィール
土木サービスセンター 事務
新卒入社。最初の配属は本社スタッフのシステム部門だった。その後、土木サービスセンターの事務に。結婚、出産を経て復帰し、現在も同じポジションで後輩を育てる。
システム部門から現場へ。社内相手からお客様相手に。スピードの違いを感じた。
最初の仕事は、本社システムグループで社内システムに関わる全社向け相談担当だった。ここで得たＰＣやシステムの知識が後々花開くことになる。そして４年後、営業の現場へ出て、土木サービスセンターの事務職へ転じる。
「本社では相手は社内、サービスセンターはお客様。その緊張感は大きくて、戸惑いました。それに何しろ、スピードが速い。モノ事がどんどん進んで行くのでついて行くのに少し苦労しました。自分でメモ取ってはマニュアルにまとめてましたね」。
受注～仕入れ発注～請求処理、一連のシステムに慣れて使いこなすことが第一。
そして、業務の中でも肝心なのは、やはりシステム。まず最初に、これに慣れることだと言う。
「当社のシステムは業界トップクラスなんです。業務の流れに沿ってすべてがそろっていてここで作業が完結していくので、これをモノにすることが一番大事ですね。でも、そのためにも、業務の流れがどうなっているかフローを最初につかむ必要があります。そういう手順で始めて、3か月で一つの区切り、半年経って一人前といったところでしょうか」
このシステムは、主に受注入力と請求などの経理業務や仕入れ先への発注などに関わっていて、事務の仕事のベースであり、おおよそ仕事の半分くらいのシェアになるという。そして、これをどう使い切るか自分で自由に考えて行けばいいし、スピードを上げる工夫を続けることで生産性を高められれば、定時退社も可能になっていくという。
見積りや書類代筆など多様な業務も。それを自分自身で工夫・改良していく。
土木業態の仕事の流れというのは、上下水道や電線・通信ケーブルの地中化の公共工事をお客様が入札するので、その見積りから始まる。この役割は営業が担当するが、その支援という形で事務にも回ってくる。とくに時間のないケースなどは物件内容がＬＩＮＥで飛んでくるので、その商品スペックや金額をパンフレットで見たりメーカーに確認して見積もるのだ。
「けっこう県や市町村の条例に絡むので、特殊な情報だったりしてやや専門的な商品知識も要ります。なので、私はそれごとexcelでフォーマットにしちゃいました。これよって誰でも使えるし、全社システムにも流し込めるんですよ」。
誰もがここまでできるわけではないが、仕事のシステム化など改良はどんどん進めて行ってもいい風土だ。
商社の命は正しい情報、それを交換しやすくするのはオープンな人間関係。
これほどシステム化は進んでいると言うが、やはりたくさんの情報をやり取りする中で最も大事なのは、正しく伝わっているということ。事務は受け身が基本なので、営業から投げられたフワッとした中身のモノは、ためらいなく聞いて、正しく特定し直すことが大切だ。それには同時に、営業との間でお互いの要望を聞き要望を出しやすいような関係づくりをすること。そうやって人と人との間柄をよく考えて大切にすることだという。これは、出産・育児を経験し、それをメンバーの力も借りて仕事と両立させながら復帰を果たした人ならではのアドバイスでもある。当社の風土なら、それは十分に可能だ。
お客様のサポートには営業のバックアップを。事務にはそこも期待されています。
土木サービスセンター 所長
上下水道など大規模公共工事向けの管材販売が主力のサービス。
土木部門は、一言で言えば土木全般にわたる商材の販売です。その主軸になるのはやはり上下水道工事向けの本管など大口径管材になりますが、最近では都市の通信ケーブルや電線の地中化のための管材もありますし、大規模マンションや道路などの外溝や下水の浸透桝、それに縁石などのコンクリート製品、そして災害用トイレなども扱っています。
対象の物件は、8割方が水道局などの発注する公共工事で、そこに入札するゼネコン様や数十人規模のサブコン様が私たちのお客様ですが、その一方で従教員３人くらいの小規模な工事店様もいらっしゃいます。今、水道分野で言うと最大の課題が老朽化による漏水なので、急ぎ耐震性の高い新しい耐震管とよばれる管材に入れ替える工事が続いていて、区間工事ごとに入札があり、数千万単位の発注が何本も出てくる状態でして、私たちの営業所でも数十億を売上げています。
「掘ってもみないとわからない」、水道工事の弱点を徹底フォローして。
この業界、20年くらい前に自由化が進んで、入札企業が管材を直接購入できるようになって競争が始まったんですが、その中で差別化するにあたり、注目すべき特徴があるのです。それは、上下水道工事には、『掘ってみないとわからない』という最大の弱点があるということなんです。つまり、役所の持っている工事図面通りではないことがあり、掘った途端に管の位置や配置の形が異なるといった不測の事態が生じて、その結果、用意していなかった管材が必要になるというわけです。つまり、この緊急のお困りに応えられるかどうかといった点が、選ばれるか選ばれないかの決定的な違いになるのです。そこで、営業所には口径300ミリくらいまでの管材は常備しており、また、工事に向けてお客様に手渡す手順などにも精通しています。その「便利さ」で私たちはお客様から選ばれ、頼りにされて、やがて信頼関係を築いていくのです。
工事のあらゆる局面で提供する数々のサービス。事務はその一端も担います。
また、そういったベースの仕事に加えて、私たちは、工区の図面から必要な部材を事前に拾い出してお客様とすり合わせたり、工事が始まるまでのタイムラグの間に納期の必要な特殊材料を発注して準備したり、工事終了後に役所に提出する品質証明の「検査証」の代筆サービスを整えたりと、工事にかかわるあらゆる局面でタイムリーにお手伝いしています。
そんな中、事務の仕事は、入金処理・請求など経理的な仕事や受注の入力などもありますが、もっと営業寄りの活動も担当しています。その一つにお客様とのやり取りがあり、営業不在の際の問合せや発注などに対応したり、営業からＬＩＮＥで連絡が入った物件の内容を見て、商品の規格や金額をメーカーに問い合わせながら見積りを作成したり、また、上述のような「検査証」の代筆も担当するなど、多様な営業バックアップをこなす重要な戦力となっています。
